Pracownik pisze ofertę z ChatGPT. Ktoś wrzuca dokument do Gemini, żeby go streścić. Handlowiec prosi AI o odpowiedź dla trudnego klienta. Ty niczego nie wdrażałeś – a sztuczna inteligencja i tak mogła już wejść do Twojej firmy bocznymi drzwiami. Pytanie nie brzmi więc tylko: „czy wdrożyć AI?”. Ważniejsze jest: gdzie ma ono realny sens, co już dzieje się bez Twojej wiedzy i jak nie wydać pieniędzy na narzędzie, które niczego nie poprawi.

Według Eurostatu w 2025 roku z technologii AI korzystało 8,4% polskich przedsiębiorstw, wobec 20,0% w całej Unii Europejskiej. To porównanie obejmuje firmy zatrudniające co najmniej 10 osób. GUS w badaniu krajowym pokazuje dodatkowo, że wśród małych polskich firm odsetek ten wynosił 6,1%.

Najgorsza możliwa odpowiedź brzmi: „kupmy jakieś AI i później zobaczymy”.

Możliwe, że Twoi pracownicy już używają AI

Pracownicy nie muszą czekać, aż właściciel oficjalnie „wdroży AI”. Narzędzie mają w telefonie albo przeglądarce. Mogą wkleić fragment maila klienta i poprosić o odpowiedź, zrobić zdjęcie dokumentu i poprosić o analizę, przygotować ofertę, podsumowanie spotkania albo opis produktu.

Czasem działa to świetnie. Ale dla właściciela pojawiają się nowe pytania: z jakich narzędzi ludzie korzystają, jakie informacje do nich wklejają, czy trafiają tam dane klientów, ceny albo dokumenty i czy każdy pracuje po swojemu? To zjawisko często nazywa się Shadow AI – korzystaniem z narzędzi AI bez formalnych zasad i pełnej wiedzy organizacji.

Dlatego pierwsze pytanie nie brzmi: „jakie AI kupić?”. Najpierw warto sprawdzić: gdzie moja firma z AI jest już dzisiaj?

Sprawdź w 3 minuty poziom wykorzystania AI w swojej firmie – 12 prostych pytań, bez rozmowy sprzedażowej:kalkulator Rekon AI

Najpierw problem. Dopiero później technologia

Na co dzień projektuję złożone systemy cyfrowe. W takiej pracy nie wystarczy mieć opinię, że coś „powinno działać”. Trzeba zobaczyć, jak ludzie naprawdę wykonują zadania, gdzie się zatrzymują, czego szukają i co powoduje błędy. Potem projektuje się zmianę i sprawdza, czy faktycznie poprawiła sytuację.

Liczą się dane z prawdziwego działania systemu. Ten sam sposób myślenia przeniosłem do Rekon AI.

Sam korzystam z AI intensywnie do analizy informacji, researchu, prototypowania i porządkowania wiedzy. W części zadań daje to ogromne przyspieszenie. I właśnie dlatego wiem też, jak łatwo zachwycić się możliwościami technologii i ominąć najważniejsze pytanie: czy ten konkretny sposób użycia ma sens w tej konkretnej firmie?

Gotowe narzędzie nie zawsze jest odpowiedzią

Na rynku pojawia się coraz więcej firm sprzedających wdrożenia AI, automatyzacje i gotowe systemy. To naturalne i potrzebne. Problem zaczyna się wtedy, kiedy odpowiedź pojawia się przed pytaniem.

Dwie firmy zatrudniające po 20 osób mogą działać zupełnie inaczej. W jednej problemem będzie przygotowywanie ofert. W drugiej dokumenty i zlecenia krążące między mailem, Excelem i papierem. W trzeciej najważniejsza wiedza siedzi w głowach dwóch osób. W czwartej pracownicy już eksperymentują z AI, ale nikt nie ustalił żadnych zasad.

Nietrafione wdrożenie rzadko kończy się na samej fakturze. Przy bardziej rozbudowanym systemie koszt może wejść w dziesiątki tysięcy złotych, a do tego dochodzą tygodnie uwagi ludzi poświęcone na wdrożenie i naukę narzędzia, które nie poprawia ich pracy. Diagnoza przed decyzją kosztuje ułamek takiej pomyłki.

Dlatego w Rekonie zaczynam odwrotnie. Nie od AI. Od ludzi i procesu.

Jak wygląda Zwiad AI

Najpierw rozmawiam z właścicielem firmy. Później z ludźmi, którzy wykonują codzienną pracę. Interesuje mnie nie tylko to, jak proces powinien wyglądać według instrukcji, ale jak wygląda naprawdę.

Co trzeba przepisywać ręcznie? Na jakie informacje ktoś czeka? Gdzie powstają poprawki? Które zapytania mogą się zgubić? Kto posiada wiedzę, bez której inni nie mogą ruszyć dalej? Które zadanie wszyscy odkładają, bo jest żmudne?

Dopiero kiedy rozumiem taki system, można uczciwie zapytać: czy AI rzeczywiście coś tutaj poprawi? Jeżeli tak – gdzie dokładnie? Jeżeli nie – też trzeba to powiedzieć.

Zwiad trwa 7 dni, ale to przede wszystkim mój czas realizacji – nie tydzień wyjęty z kalendarza właściciela. Po stronie właściciela to zwykle kilka godzin łącznie, rozłożonych na rozmowę startową, krótkie doprecyzowania i omówienie raportu. Z wybranymi pracownikami rozmawiam osobno, zwykle po 30-45 minut.

Na końcu właściciel dostaje drukowany raport z mapą najważniejszych problemów, oceną możliwych zastosowań AI i konkretnym planem działania. Są tam rzeczy do zrobienia teraz, rzeczy na później i osobna lista rzeczy, których na tym etapie nie warto kupować.

Cena Zwiadu to 4 900 zł netto. Jest znana z góry – nie rozliczam się godzinowo i nie mam prowizji od programu ani licencji, które później wybierzesz.

Zobacz, co dostajesz po 7 dniach – przykładowy raport Zwiadu:przykładowy raport Rekon AI

Najważniejsza różnica: mogę powiedzieć „nie kupuj”

Nie potrzebuję udowadniać klientowi, że koniecznie musi coś wdrożyć.

Jeżeli po analizie okaże się, że największym problemem firmy nie jest technologia, tylko źle uporządkowany proces – właśnie to znajdzie się w raporcie. Jeżeli drogie narzędzie nie ma uzasadnienia – powiem, żeby go nie kupować. Jeżeli natomiast AI może realnie skrócić czas pracy, usprawnić obsługę klienta albo uporządkować wiedzę, która dzisiaj ginie w dokumentach i głowach ludzi – pokażę, jak do tego podejść.

Celem Zwiadu nie jest wdrożyć AI. Celem jest podjąć dobrą decyzję.

Dlaczego zaczynam w Luboniu

Mieszkam tutaj. Rekon zaczyna lokalnie, bo małe firmy nie są abstrakcyjne. W Luboniu i okolicach działają stolarnie, zakłady CNC i metalowe, firmy pakujące, drukarnie, dystrybutorzy B2B i dziesiątki innych przedsiębiorstw, w których codzienna praca opiera się na konkretnych ludziach, dokumentach, wycenach, zleceniach i terminach.

Czasami trzeba po prostu przyjechać, usiąść z właścicielem przy stole, porozmawiać z zespołem i zobaczyć, jak naprawdę przepływa praca. AI jest globalne. Ale przewagę albo stratę odczuwasz we własnej firmie, przy własnym biurku.

Czujesz, że z AI „trzeba coś zrobić”?

Nie musisz od razu kupować systemu ani podpisywać umowy na wdrożenie. Najpierw sprawdź, gdzie naprawdę jesteś.

Michał Aleksander – Rekon AI

Materiały Partnera

Źródło: www.gazeta-lubon.pl